บทที่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

1. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์แบ่งได้กี่วิธีอะไรบ้าง

ตอบ 

การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผลแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้
          ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การ      ประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับ  เพศให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น 

          ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบแล้วแก้ไขตามความเหมาะสม
          ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น
          ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูลโดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์ (Processing) เป็นผู้เขียนเครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้
          ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ
          ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็น ต้น
          ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น
          ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือน พนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน
          จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การ สรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน
          ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม
          ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่องให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ 





2. จงเรียงลำดับโครงสร้างข้อมูลจากขนาดเล็กไปใหญ่ พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างข้อมูลแต่ละแบบ

ตอบ 

1. บิต(Bit) หน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล เลขฐาน 2 คือ 0,1

2. ไบต์(Byte) การนำบิตมารวมกัน เรียกว่า ตัวอักขระ,ตัวอักษร เป็นการนำบิตหลาย ๆ บิตมาเรียงต่อรวมกันเพื่อ กำหนดค่าได้มากขึ้น เช่น 3 บิต มาต่อเรียงกันจะทำให้เกิดสถานะที่ต่างกันคือ 000,001,010,100,011,010, และ 111 ก็จะได้เป็น 8 สถานะ เมื่อนำบิตมาเรียงต่อรวมกันเป็น 8 บิต เรียกว่าไบต์ มี 256 สถานะ และกำหนดเป็นโครงสร้าง ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุดที่ใช้งานได้ มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 (00000000 – 11111111)

3. ฟิลด์ (Field) การนำไบต์หลาย ๆ ไบต์ มารวมกัน เรียกว่าเขตข้อมูล

4. เรคอร์ด (Record) การนำฟิลด์หลาย ๆ ฟิลด์ มารวมกัน เรียกว่า ระเบียน

5. ไฟล์ (File) การนำเรคอร์ดหลาย ๆ เรคอร์ด มารวมกัน เรียกว่า แฟ้มข้อมูล

6. ฐานข้อมูล (Database) การนำไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ มารวมกัน เรียกว่า ฐานข้อมูล 

3. หากนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ในหน่วยงานที่นักศึกษาทำงานอยู่ สามารถมีระบบใดบ้าง และระบบฐานข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร

ตอบ 

          ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RELATIONAL DATABASE) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (RELATION) สามารถเก็บข้อมูลพนักงานได้อย่างเป็นหมวดหมู่ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ,สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน ,หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล,รักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล

          ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (HIERARCHICAL DATABASE) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ พ่อ – ลูก หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ TREE ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน Record ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล Field ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเองสามารถทำ Organization ได้ , กำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้, กำหนดระบบรักษาความปลอดภัย , เกิดความอิสระของข้อมูล 

4. จงอธิบายความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูลแบบแบทซ์และแบบเรียลไทม์

ตอบ 

          1.การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing) การประมวลผลแบบแบทซ์นั้นเมื่อข้อมูลมาถึงคอมพิวเตอร์แล้วจะถูกรวบรวมหรือเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำมาประมวลผล จะอาศัยระยะเวลาในการเก็บนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้ หรืออาจจะเป็นเงื่อนไขเกี่ยวกับเวลาที่ได้กำหนดไว้ก็ได้

          2.การประมวลผลแบบเวลาจริงหรือแบบเรียลไทม์ เป็นการประมวลผลที่คอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลในทันทีที่มีข้อมูลเข้ามาถึงคอมพิวเตอร์ และส่งผลลัพธ์จากการประมวลผลไปให้ผู้ใช้ในทันที ซึ่งการประมวลผลแบบนี้จะทำให้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูลเป็นปัจจุบันเสมอ การประมวลผลแบบเวลาจริงนี้ระบบนำข้อมูลเข้า ระบบแสดงผลของคอมพิวเตอร์จะเชื่อมโยงกันตลอดเวลา หากอุปกรณ์ต่างๆ อยู่ห่างไกลกันก็จะต้องมีเครือข่ายการสื่อสารเชื่อมโยงเข้ากับคอมพิวเตอร์ ทำให้ข้อมูลที่เกิดขึ้นถูกส่งเข้ามายังคอมพิวเตอร์ทันที การะประมวลผลแบบนี้